Áp dụng Lean vào đời thường

Sau một thời gian dài sống tại Mỹ, lễ Tạ Ơn, lễ Giáng Sinh và những ngày lễ khác đã trở thành một phần trong đời sống của ông bà Miyagi. Thời gian này, họ đang chuẩn bị cho mùa lễ sắp đến. họ có nhiều thứ cần phải làm trước ngày lễ Giáng Sinh. Với việc giữ vai trò chủ chốt tham gia vào những dự án gần đây, ông ấy không có nhiều thời gian để thực hiện tất cả những việc này. Nhưng bằng một cách nào đó, ông ấy đã quản lí tốt mọi thứ. Khi một trong những người bạn hỏi làm thế nào để ông có thể giữ mọi thứ trong tầm kiểm soát của mình, ông ấy mỉm cười và trả lời với chỉ 1 câu duy nhất “bạn biết đó, tôi là một người làm Lean”. Người bạn thắc mắc “Điều đó nghĩa là gì?”. Mr Miyagi trả lời “Bạn biết không Michel, Lean không chỉ áp dụng trong kinh doanh mà nó còn áp dụng trong cả đời sống nữa.”

Ngày hôm sau, Ông bà Miyagi đã có một cuộc trò chuyện về những việc mà họ phải làm trước Giáng Sinh. Khi bà Miyagi bắt đầu nói và ông Miyagi lắng nghe vợ của mình. Bà Miyagi nói về nhiều thứ mà họ phải làm trước ngày lễ; dường như có quá nhiều thứ cần phải làm. Sau một lúc, ông Miyagi ngắt lời vợ của mình và nói “Miki, hãy lấy cho tôi cây viết và quyển vở”. Bà Miyagi chậm rãi nhấc người lên khỏi chiếc ghế bành và đi vào phòng làm việc. Quay trở lại, bà trao cho ông cây bút và quyển vở. Ông Miyagi nhận chúng và không quên nói lời cảm ơn. “Miki à, chúng ta sẽ ghi lại tất cả những thứ chúng ta cần phải làm trước lễ Giáng Sinh vào một mẩu giấy”. Ông Miyagi với những kinh nghiệm về lean đã biết, bạn phải biết được những thứ mà bạn muốn làm trước khi nghĩ về cách làm tốt chúng. Vì thế họ đã bắt đầu.

Danh sách của họ gồm 20 mục. Một số công việc được liệt kê ra như may quần áo mới, mua những món quà và tổ chức 1 bữa tiệc. Ông Miyagi hỏi vợ “Những việc nào chúng ta cần phải làm ngay lập tức?” bà Miyagi đánh dấu vào những mục cần làm trước vào danh sách. Một trong số những việc phải làm là gọi một cuộc điện thoại. Vì thế ông Miyagi đã thực hiện ngay 1 cú điện thoại và hoàn thành công việc. Bây giờ đã có 2 mục trong danh sách bị loại ra và vì thế số lượng công việc phải làm đã giảm đi. Họ tiếp tục thực hiện những công việc có vẻ lớn hơn. Một trong số chúng là mua những món quà dành cho những người thân và bạn bè. Ông Miyagi biết được những nhu cầu này và họ bắt đầu viết 1 danh sách khác liệt kê những người và những món quà cho từng người mà họ muốn tặng.

Có 15 người được liệt kê vào danh sách. Sau đó, họ phải ngồi cùng nhau suy nghĩ để quyết định những món quà cho từng người. Ông Miyagi biết được trong Giáng Sinh, thì người nhận quà là khách hàng của ông ấy. Vì thế, ông Miyagi muốn làm hài lòng khách hàng của mình. Và thật quan trong để hiểu được họ cần chính xác những gì.

Bà Miyagi nói “hãy kiểm tra trên Facebook. Chúng ta có thể sẽ thu được vài ý tưởng”. Vì thế, bà Miyagi đăng nhập vào trong tài khoản Facebook của mình và bắt đầu tìm kiếm. Ông Miyagi cũng có một tài khoản Facebook (mặc dù ông đã không còn trẻ), nhưng ông không thể nhớ nổi cách đăng nhập vào tài khoản của mình cũng như thực hiện những gì trên Facebook. Đôi khi, ông tự hỏi không biết tại sao mọi người lại cảm thấy thích thú với việc này. Nhưng dù thế nào, thì ông cũng ngồi xem vợ mình tìm kiếm. Ngay sau đó, bà Miyagi đã đưa ra được vài ý kiến. “Nhìn xem, Yuu muốn cái gì đó gọi là Xbox. Nó nói cách đây vài ngày, nó thích một cái Xbox vào mùa Giáng Sinh này. Hina thì muốn có một con búp bê”. Ông Miyagi bắt đầu thấy thật thú vị. Ông ấy tự nhủ “đây quả là một công cụ có ích, ngay cả trong kinh doanh. Bạn có thể biết về những thứ mà nhân viên của bạn và một phần thế giới đang nghĩ gì về bạn?” Ông ấy im lặng một lát, cho đến khi bà Miyagi đưa ra thêm vài ý tưởng hữu ích nữa.

Ngay khi việc tìm kiếm trên Facebook kết thúc, bà Miyagi tiến hành công việc tương tự trên trang Amazon. Bà ấy cũng tìm được vài thông tin về các món quà. Cuối cùng, họ đã có được những món quà cho 10 người. Ông Miyagi rất ấn tượng, nhưng có một câu hỏi “Chuyện gì sẽ xảy ra nếu một người nào khác sẽ mua những thứ giống chúng ta đã mua và tặng cho cùng một người?”  Bà Miyagi trả lời “chúng ta sẽ trả lại chúng”. Mặc dù đó là một ý kiến không tồi nhưng ông Miyagi biết được đề xuất của mình là thừa trong hoàn cảnh này, vì thế ông đã đồng ý.

Do vậy, họ đã mua 1 Xbox, 1 con búp bê, 1 chiếc iPad cho những đứa cháu của mình. Chúng rất đắt tiền nhưng họ đánh giá niềm vui của lũ trẻ hơn là khoảng tiền mà họ phải trả. Thêm vào đó, họ đã mua 1 Kindle, và một bộ lắp ráp Lego cùng một số thứ khác không đắt lắm. Cho những người khác, họ quyết đinh mua những tấm thiệp chúc mừng. Cả ông bà Miyagi đều đồng ý thiệp chúc mừng sẽ là món quà hoàn hảo nhất nếu như bạn không biết được chính xác một người muốn gì. Mặc dù trông chúng không có nhiều giá trị như những món quà cụ thể khác nhưng chúng lại mang ý nghĩa như những món quà và đáp ứng được yêu cầu của người nhận nó.

Cuối cùng là việc họ sẽ quyết định mua những món quà đó ở đâu và khi nào. Một số món được mua trực tuyến. Với những thứ phải giao tới Nhật Bản, họ quyết định mua chúng và gửi chúng đi ngay. Kết thúc việc này, cả ông và bà Miyagi đều rất vui. Họ cảm thấy 2 giờ họ dành ra vào việc chuẩn bị cho lễ Giáng Sinh đã rất có giá trị. Họ có nhiều thời gian hơn để quản lí những việc khác mà họ phải làm.

Sưu tầm tại http://www.learnleanblog.com